Unternehmen & Institutionen: Harmonisierung Zahlungsverkehr Schweiz

Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsraum (SEPA) sind nationale Verfahren, Standards und Formate im europäischen Zahlungsverkehr Geschichte. Diesen europäischen Harmonisierungsschub nutzen die Schweizer Finanzinstitute, um die Vielfalt der proprietären Zahlungsverkehrsinstrumente zu reduzieren und zu standardisieren. Der Schweizer Zahlungsverkehr wird grundlegend umgebaut und modernisiert. Sämtliche Firmen und Institutionen, Grossunternehmen, KMUs, Verwaltungen und Dienstleister, sind von diesem Umbau betroffen.

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs

Schweizer Überweisungsverfahren von Banken und PostFinance werden in definierten Schritten und festgelegten Fahrplänen vollständig harmonisiert und weitestgehend an europäische Standards angeglichen. Auch die Schweizer Lastschriftverfahren werden angepasst und mit der neuen E-Rechnung kombiniert, neu kommen LEON (Schweizer Banken) und Swiss Direct Debit (PostFinance) zum Einsatz, welche ab 2019 über Paynet harmonisiert werden. Im Zuge der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs werden die nationalen proprietären Formate DTA/EZAG/EGA/ESR sowie LSV+/BDD ersetzt und durch den ISO 20022-Standard im XML-Format abgelöst oder erweitert. Zudem wird mit der QR-Rechnung der Einzahlungsschein ersetzt, digitalisiert und durch Prozesse rund um den Swiss QR-Code abgelöst.

Welche Unternehmen sind von der Harmonisierung betroffen?

Der Begriff Unternehmen ist sehr weit gefasst – genau so weit, wie der Zahlungsverkehr selbst. Deshalb sind, neben Firmen, selbstverständlich auch Institutionen, Verwaltungen und weitere Teilnehmer involviert. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen betroffen, das aktiv am Zahlungsverkehr partizipiert – angefangen beim Einmann-Betrieb über KMU bis zum internationalen Konzern. Inklusive Institutionen, Verwaltungen oder Dienstleister, die im Auftrag von Kunden Services erbringen, die Leistungen im Zahlungsverkehr umfassen. Kurz auf den Punkt gebracht: sämtliche Teilnehmer am Zahlungsverkehr sind involviert und müssen aktiv werden.

Welche Bereiche sind innerhalb von Unternehmen tangiert?

Die terminierten End-Daten der Finanzinstitute für die Abschaltung der bestehenden Verfahren werden die Firmen in erheblichem Masse in ihren Prozessen rund um den Zahlungsverkehr beschäftigen. In mehrfacher Hinsicht: Neben den offensichtlich betroffenen IT-Systemen und Software-Lösungen müssen Bankverbindungen, Stammdaten von Kunden und Lieferanten, Vertrags- und Rechnungsdokumente, Formulare und vieles mehr analysiert und allenfalls angepasst werden. Mit der Einführung eines neuen Einheitsbeleges als Ersatz für die bisher bekannten roten und orangen Einzahlungsscheine sind bis hin zum Endkunden alle Akteure der heutigen Zahlungsabwicklung involviert. Ein Blick auf die betroffenen Unternehmensbereiche.

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs bringt Chancen

Veränderungen bringen auch neue Chancen und sind nicht als reine Migrations-Aufwände von einem zum anderen Standard zu verstehen. Die Tatsache, dass in Europa alle Banken demselben Standard folgen und auch in der Schweiz PostFinance und Banken nun einheitliche Verfahren anbieten, ist möglicherweise eine gute Gelegenheit, die eigenen Bankverbindungen zu konsolidieren. Theoretisch ist eine einzige Bankverbindung für die Abwicklung aller nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs-Transaktionen ausreichend. Das bringt wiederum positive Aspekte in Bezug auf Bankgebühren und Übersichtlichkeit im Cash Management mit sich.

Eine Analyse zeigt realisierbare Potentiale

In jedem Fall ist eine frühzeitige und alle Firmenbereiche umfassende Analyse zu empfehlen. So können nicht nur die zukünftigen Mindestanforderungen der Finanzinstitute erfüllt werden, vielmehr kann auch ein fassbarer Nutzen für die eigene Firma generiert werden. Es bietet sich die einmalige Chance, in einem seit langem nicht mehr optimierbaren Bereich weitere Prozessverbesserungen und Kostensenkungen zu realisieren. Das Projekt kann der Ausgangspunkt für weitreichende Verbesserungen sein und die Möglichkeit, Optimierungen zu schaffen und Synergien zu nutzen.

Was es bringt

Konkrete Vorteile von SEPA und Harmonisierung Zahlungsverkehr Schweiz
Geschäftsprozesse werden optimiert und automatisiert – Erhöhung der Effizienz und Kosteneinsparungen.
Standardisierte Prozesse erhöhen die Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Verarbeitungsqualität.
Gemeinsam verwendete Standards der Schweizer Finanzinstitute vereinfachen die Verarbeitung von Auftrags- und Statusmeldungen.
Nicht nur Upgrades, im Zuge der Harmonisierung ein erweitertes und optimiertes Angebot von Software-Herstellern und ERP-Anbietern – Chance, die eigene Software-Umgebung zu überprüfen und neu zu planen, um eine durchgängige, automatisierte Verarbeitung der Daten zu gewährleisten.
Zahlungen innerhalb von Europa sind gleich schnell wie Inlandszahlungen.
Vereinheitlichte Gebühren für Überweisungen innerhalb des Europäischen Zahlungsraums.
Handelsbarrieren werden durch den vereinfachten Zahlungsverkehr gesenkt, da Zahlungen in ganz Europa identisch und damit einfach funktionieren.
Der Wettbewerb unter den europäischen Banken wird gefördert, was vor allem international tätigen Firmen Auswahlmöglichkeiten bei der Wahl des optimalen Bankpartners verschafft.
Durch die Standardisierung im europäischen Zahlungsverkehr lässt sich die Anzahl der Bankverbindungen reduzieren.
Migration und Standardisierung unter ISO 20022 schaffen die Voraussetzungen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Geldwäschereigesetz und andere).

Die Organisation

Auf einen Blick: Organisation für die Umstellung
Projektgruppe bilden Gründung einer Projektgruppe mit Experten aus allen Unternehmensbereichen, die von der Harmonisierung im Zahlungsverkehr betroffen sind.
Planung anpacken Zeitplan für den Ablauf der Umstellung in allen Punkten, Budget für das Projekt und Planung der Informationen an die Geschäftspartner.
Analyse durchführen Alle betroffenen Zahlungsprozesse analysieren.
Aktualisierungen planen Stammdaten, Bankverbindungen, Kontonummern (IBAN) von Kunden und Lieferanten aktualisieren.
Projekt starten Durchführung in Kooperation mit Hausbank(en) und Software-Partnern.

Die Komplexität der SEPA-Umstellung, beispielsweise der Buchhaltungssysteme, ist nicht zu unterschätzen und sollte frühzeitig angegangen werden.

Gregor Roth, DZ Bank AG